Uitvoeringsprotocol Afvalbedrijven

PI’s van verpakte producten moeten jaarlijks aan de Minister een verslag sturen over de inzameling, recycling en energieterugwinning van verpakkingsafval. Dit is vastgelegd in het Besluit. PI’s zullen veelal niet zelf de inzameling en verwerking van het verpakkingsafval van door hen op in de handel gebrachte of geïmporteerde verpakkingen verzorgen. De PI’s beschikken dus zelf niet over de voor de verslaglegging benodigde gegevens. Het verkrijgen van betrouwbare gegevens over de inzameling en verwerking van verpakkingsafval vraagt derhalve om betrokkenheid van de uitvoerende partijen, zoals afvalbedrijven. Om die reden is voor afvalbedrijven in artikel 10 van het Besluit een meldingsplicht opgenomen. Een verdere toelichting is opgenomen in de memori van toelichting op het Besluit.

Nedvang en het afvalbedrijf werken samen bij de monitoring van het verpakkingsafval. De basis voor de samenwerking is gelegen in een rapportageovereenkomst tussen Nedvang en het afvalbedrijf. Het afvalbedrijf doet opgave in WasteTool, het centrale elektronische monitoringsysteem van Nedvang. Nedvang plaatst het afvalbedrijf op haar lijst van erkende afvalbedrijven. Voor elke opgave ontvangt het afvalbedrijf een rapportagevergoeding. De gegevens uit de opgaven aggregeert Nedvang in de verslaglegging aan het AFV. Het AFV gebruikt deze gegevens als onderdeel van de jaarlijkse verslaglegging door het AFV (zie hoofdstuk 2 van het monitoringprotocol).

 

Om de samenwerking tussen het afvalbedrijf en Nedvang in te regelen worden de stappen in Figuur 14 doorlopen.  

Registratie bij Nedvang
Een afvalbedrijf registreert zich bij Nedvang door het invullen van een registratieformulier. Dit formulier staat op www.nedvang.nl.

 

Rapportageovereenkomst
Na de registratie ontvangt het afvalbedrijf een rapportageovereenkomst van Nedvang. Het model van de rapportageovereenkomst is opgenomen in bijlage A1.

 

Procesbeschrijving en opgave
Het afvalbedrijf verstrekt na de ondertekening van de rapportageovereenkomst een procesbeschrijving aan Nedvang. In de procesbeschrijving is vastgelegd hoe het afvalbedrijf de gegevens met betrekking tot verpakkingsafval die nodig zijn voor het doen van opgave bij Nedvang in haar afvaladministratie registreert. De basis vormt de administratie die het afvalbedrijf vanuit wet- en regelgeving dient te voeren. Het afvalbedrijf stelt de procesbeschrijving op aan de hand van de rapportagehandleiding die Nedvang in samenwerking met afvalbedrijven heeft opgesteld. Deze rapportagehandleiding is te downloaden van de website van Nedvang (www.nedvang.nl).

In de Procesbeschrijving is ten minste weergegeven:

1. Algemene beschrijving organisatie en processen
2. Uitgangspunten voor de registratie per materiaal
3. Procesbeheersing
4. Invoerinstructie

Nedvang stelt een accountmanager beschikbaar die kan helpen bij het opstellen van de procesbeschrijving.

Na ontvangst van de procesbeschrijving, maakt Nedvang een account voor het afvalbedrijf aan in WasteTool. Vanaf dat moment kan het afvalbedrijf opgave doen.

 

Dataverificatie en erkenning
Na een afgesproken aantal opgaven van het gewicht van de materiaalsoorten die het afvalbedrijf registreert, zal Nedvang een dataverificatie uitvoeren om vast te stellen of de opgave op de juiste wijze tot stand is gekomen en om de procesbeschrijving te beoordelen. De werkwijze bij dataverificaties staat beschreven in paragraaf 4.1. Indien de dataverificatie niet leidt tot twijfel over de juistheid en/of de volledigheid van de opgave en of de procesbeschrijving, ontvangt het afvalbedrijf een brief van bevindingen en wordt de erkenning uitgereikt, en Nedvang zal het afvalbedrijf opnemen op de lijst met erkende afvalbedrijven. Deze lijst is inzichtelijk op de website van Nedvang (www.nedvang.nl). De erkenning zal gelden voor de materiaalsoorten waarop de procesbeschrijving betrekking heeft. 

 

Opgave
Het afvalbedrijf zal vervolgens periodiek opgave doen en Nedvang zal naar aanleiding van die opgaven betaalvoorstellen verzorgen zodat het AFV de rapportagevergoeding kan uitbetalen aan het Afvalbedrijf.

 

Wijziging bedrijfsvoering afvalbedrijf
Indien het afvalbedrijf haar bedrijfsvoering zodanig wijzigt dat de in de opgave op te nemen gegevens op een andere wijze tot stand zullen komen en/of het afvalbedrijf anderszins wenst af te wijken van de procesbeschrijving en/of voor andere materiaalsoorten opgave wil doen, meldt het afvalbedrijf dat aan Nedvang. Nedvang en het afvalbedrijf zullen dan in overleg bepalen of en – zo ja – op welke wijze aanpassing van de procesbeschrijving nodig is. Een reeds door Nedvang en het afvalbedrijf vastgestelde procesbeschrijving blijft gelden totdat door hen een nieuwe procesbeschrijving is vastgelegd.  

Belangrijke documenten

• Bijlage A1 - Rapportageovereenkomst Afvalbedrijven

Een afvalbedrijf doet opgave in WasteTool door middel van maand- en jaaropgaven. Nedvang beoordeelt deze opgaven. Bij goedkeuring gebruikt Nedvang de gegevens uit de opgaven voor de monitoring. Voorts baseert Nedvang haar betaalvoorstellen aan het AFV op de goedgekeurde opgave.

 

3.1 Voorwaarden aan de opgave

Het afvalbedrijf is te allen tijde verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens in de opgave. Dat betekent onder meer dat de opgave van een afvalbedrijf minimaal moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• de gegevens in de opgave zijn juist en volledig;
• de opgave is tijdig ingestuurd;
• het materiaal waarvan het gewicht op het meetpunt inzameling en/of recycling/energieterugwinning wordt opgegeven voldoet aan de algemene en/of materiaalspecifieke kwaliteitseisen (bijlage 2) die aan dat materiaal worden gesteld op het desbetreffende meetpunt;
• gegevens zijn herleidbaar in de afvaladministratie van het afvalbedrijf en conform de procesbeschrijving;
• de opgave is ingestuurd door een rechtsgeldig bevoegde vertegenwoordiger;
• het opgegeven verpakkingsafval is afkomstig van Nederlandse huishoudens en/of bedrijven.

Belangrijke documenten

• Bijlage 2 - Kwaliteitseisen

 

3.2  Maandopgave

Een afvalbedrijf doet uiterlijk zes weken na afloop van elk kwartaal^[12] met behulp van WasteTool opgave van:

1. het inzamelgewicht van het materiaal dat voldoet aan de kwaliteitseisen op het meetpunt inzameling en
2. het recycling- en/of energieterugwinningsgewicht van het materiaal dat voldoet aan de kwaliteitseisen op het meetpunt recycling en/of energieterugwinning.   

Een voorbeeld van de maandopgave is te vinden in de Handleiding WasteTool voor afvalbedrijven. Deze handleiding staat op www.nedvang.nl. Een afvalbedrijf moet in ieder geval in haar maandopgave opgeven:

Algemene gegevens

• Naam rapporterend afvalbedrijf
• Locatie(s) betreffende de opgave (in elk geval: geaggregeerd voor rapporterend afvalbedrijf; optioneel: per locatie van het rapporterend afvalbedrijf);
• Maand waarop de opgave betrekking heeft;
• materiaalsoort van de opgave (glas, OPK, kunststof, metaal metaal (opgesplitst in aluminium en ferrometalen), hout, drankenkartons, PMD, restafval).

Inkomende stroom

• Inzameling – Vanuit gemeenten
  • Het in de desbetreffende maand op het meetpunt inzameling gewogen gewicht per materiaalsoort direct afkomstig van gemeenten, per gemeente. In het geval van PMD zowel het ingewogen, afgekeurde als geaccepteerde gewicht en in het geval van restafval het gewicht nagescheiden restafval^[13];
• Inzameling – Vanuit bedrijfsmatige ontdoeners
  • Het in de desbetreffende maand op het meetpunt inzameling gewogen gewicht per materiaalsoort direct afkomstig van bedrijfsmatige ontdoeners, geaggregeerd tot één gewicht;
• Bewerking – Overige inkomend – Vanuit andere afvalbedrijven/locaties
  • Het in de desbetreffende maand bij ontvangst gewogen overig inkomend gewicht per materiaalsoort, afkomstig van andere afvalbedrijven.

Uitgaande stroom

• Toepassing – Afgeleverd voor recycling
  • Het in de desbetreffende maand op het meetpunt recycling gewogen gewicht per materiaalsoort dat bij de recycler is afgeleverd;
  • Gegevens per recyclinginstallatie over het in de desbetreffende periode door recyclers geaccepteerde per materiaalsoort:
    • Naam recycler;
    • Locatie van de recyclinginstallatie;
    • Recyclingquotum recyclinginstallatie;
    • Gewogen en geaccepteerde gewichten van de fractie(s) op het meetpunt recycling van de betreffende recyclinginstallatie;
• Toepassing – Afgeleverd voor energie-terugwinning
  • Het in de desbetreffende maand op het meetpunt energieterugwinning gewogen gewicht per materiaalsoort dat bij de energieterugwinningsinstallatie is afgeleverd;
• Bewerking – overige bewerking/ onbekend
  • Het in de desbetreffende maand uitgeleverd gewogen gewicht per materiaalsoort overig uitgaand (optioneel).

Verwerking^[14]

• Geaccepteerd voor recycling
  • Het in de desbetreffende maand op het meetpunt recycling geaccepteerd gewogen gewicht per materiaalsoort;
• Gegevens per recyclinginstallatie over het in de desbetreffende periode door recyclers geaccepteerde per materiaalsoort:
  • Naam recycler;
  • Locatie van de recyclinginstallatie;
  • Recyclingquotum recyclinginstallatie;
  • Gewogen en geaccepteerde gewichten van de fractie(s) op het meetpunt recycling van de betreffende recyclinginstallatie;
• Geaccepteerd voor energieterugwinning
  • Het in de desbetreffende maand op het meetpunt energieterugwinning geaccepteerd gewogen gewicht per materiaalsoort.

 

3.3  Jaaropgave

Als een afvalbedrijf voor alle maanden in het kalenderjaar opgaven heeft gedaan, en deze door Nedvang zijn goedgekeurd (zie paragraaf 3.4), zet Nedvang aan de hand van het saldo van de maandopgaven voor 1 maart de jaaropgave klaar in WasteTool. Het afvalbedrijf beoordeelt die jaaropgave en voert – waar nodig - eventuele correcties door op de hoeveelheden van het in de jaaropgave opgenomen ingezameld en verwerkt verpakkingsafval. Vervolgens bevestigt het afvalbedrijf de jaaropgave. Een voorbeeld jaaropgave is te vinden in de Handleiding WasteTool voor afvalbedrijven (www.nedvang.nl).

De bevestiging wordt door het afvalbedrijf gegeven doordat door of namens het afvalbedrijf de jaaropgave wordt ondertekend. Nedvang kan vragen om een verklaring waaruit de bevoegdheid van de vertegenwoordigende functionaris blijkt. Een afvalbedrijf heeft tot en met  31 maart – derhalve gedurende een periode van een maand - om een jaaropgave te wijzigen en definitief in te sturen.

 

3.4  Beoordeling opgave

Nedvang beoordeelt binnen drie weken na ontvangst een opgave op juistheid, volledigheid en tijdigheid. Nedvang kan gegevens uit een opgave goedkeuren of niet-goedkeuren. In het geval dat Nedvang een (deel van een) opgave niet goedkeurt, krijgt het afvalbedrijf daarvan bericht en de gelegenheid de opgave verder te onderbouwen of aan te passen.

Nedvang keurt gegevens uit een opgave niet goed als deze niet voldoen aan het bepaalde in paragraaf 3.1 tot en met 3.3 van het UP-Afvalbedrijven. Bij twijfel neemt Nedvang contact op met het afvalbedrijf. Bij niet-goedkeuring van bepaalde gegevens uit de opgave doet Nedvang opgaaf van reden. Het afvalbedrijf heeft na ontvangst van deze opgaaf van reden vier weken de tijd om de opgave aan te passen en opnieuw in te sturen.

Als het afvalbedrijf na niet-goedkeuring van mening is dat de opgave voldoet aan de gestelde eisen, dan treedt het afvalbedrijf in overleg met Nedvang. Als er geen overeenstemming is over de juistheid en volledigheid van de opgave dan kunnen partijen een dataverificatie laten uitvoeren. 

Als er een vermoeden bestaat dat (een) eerder goedgekeurde opgave(n) onjuist is/zijn, dan kan deze door Nedvang opnieuw worden beoordeeld en kan Nedvang alsnog tot niet-goedkeuring overgaan.

 

3.5  Vergoeding

Als een opgave is goedgekeurd door Nedvang, dan past Nedvang de regels omtrent de rapportagevergoeding toe. De vergoeding bestaat uit een basisvergoeding en een vergoeding per opgave, per materiaal. De vergoeding per opgave is hoger als deze wordt onderverdeeld per gemeente. Nedvang publiceert jaarlijks de vastgestelde vergoedingen op www.nedvang.nl. De vergoedingsregeling is opgenomen in bijlage A2.

 

Betaalvoorstel
Bij een goedgekeurde opgave stuurt Nedvang een betaalvoorstel aan het AFV. Dit advies is voor het afvalbedrijf inzichtelijk in WasteTool.

 

Betaling
Betaling aan een afvalbedrijf wordt gedaan door het AFV.

 

Betalingstermijn
Het AFV betaalt een vergoeding uit aan een afvalbedrijf binnen vier weken na ontvangst van de door Nedvang goedgekeurde opgave(n) van het afvalbedrijf en het daar op gebaseerde betaalvoorstel.

 

Betaling op bankrekening
Betalingen vinden - tenzij betaling plaatsvindt door verrekening - plaats op het bankrekeningnummer van het afvalbedrijf zoals opgegeven aan Nedvang.

 

Rente
Er is geen rente verschuldigd over door het AFV aan afvalbedrijven of vice versa verschuldigde vergoedingen of bedragen ongeacht het moment van betaling.

Belangrijke documenten

• Bijlage A2 - Vergoedingen afvalbedrijven

Nedvang toetst de opgave aan de hand van de afvaladministratie van het afvalbedrijf. De opgave moet herleidbaar zijn uit de afvaladministratie van het afvalbedrijf.

 

4.1  Dataverificatie

De voornaamste controle door Nedvang op de opgave van afvalbedrijven vindt plaats door middel van dataverificaties. Op basis van deze dataverificaties wordt nader beoordeeld of de opgave(n) van een afvalbedrijf juist en volledig is/zijn. Deze verificaties bestaan uit een procesmatige en cijfermatige controle. Met de procesmatige controle wordt getoetst of een afvalbedrijf opgave doet conform de eigen bedrijfsspecifieke procesbeschrijving de rapportagehandleiding afvalbedrijven en de geldende protocollen. Met de cijfermatige controle worden gegevens uit opgaven getoetst op juistheid en volledigheid.

Met de eerste dataverificatie beoordeelt Nedvang of een afvalbedrijf erkend kan worden. Vervolgens vinden dataverificaties periodiek, minimaal eens per 4 jaren plaats. De frequentie is onder meer afhankelijk van de materiële impact van het afvalbedrijf op een meetpunt. De dataverificatie wordt uitgevoerd volgens het protocol dataverificatie afvalbedrijven (bijlage A3). In Figuur 15 is het processchema van een dataverificatie weergegeven.

Voor dataverificatie
Nedvang selecteert een afvalbedrijf voor een dataverificatie en geeft daarbij aan voor welke materialen een dataverificatie plaats zal vinden. Nedvang maakt in overleg met het afvalbedrijf een afspraak voor de dataverificatie en bevestigt de afspraak schriftelijk.

 

Tijdens dataverificatie
Een medewerker audit en controle van Nedvang of een auditor van een ingeschakeld bureau voert de dataverificatie op locatie bij het afvalbedrijf uit. Hierbij wordt een vast werkprogramma gehanteerd. Globaal ziet de agenda op de dag van de dataverificatie er als volgt uit:

• kick-off;
• beoordeling van de processen en naleving van eventuele protocollen;
• site visit;
• detailcontroles;
• afronding.

 

Na dataverificatie
Op basis van de bevindingen van de dataverificatie beoordeelt Nedvang enerzijds het registratieproces van verpakkingsmateriaal en anderzijds de naleving van eventuele protocollen. Een afvalbedrijf ontvangt binnen vier weken een bevindenbrief of een gegevensbevestiging.

 

Bevindingenbrief

Bij geconstateerde bevindingen geeft Nedvang in de bevindingenbrief aan of deze nader onderzocht dienen te worden en wat de afwijkingen ten opzichte van de opgave(n) zijn. Bij een afwijking ten opzichte van één of meer opgaven worden afspraken gemaakt over de wijze van corrigeren. Als Nedvang dat verzoekt, zal het afvalbedrijf de procesbeschrijving aanpassen, zodanig dat geconstateerde bevindingen in de toekomst voorkomen zullen worden.

Een afvalbedrijf lost de bevinding(en) zo spoedig mogelijk op en in elk geval binnen de opgegeven termijn in de brief. Een accountmanager van Nedvang ondersteunt het afvalbedrijf hierbij. Op basis van de opvolging van de bevindingen kan/kunnen de opgave(n) opnieuw beoordeeld worden en kan er een vervolg dataverificatie plaatsvinden.

 

Gegevensbevestiging
Indien Nedvang naar aanleiding van de betreffende dataverificatie geen bevindingen heeft, verstrekt Nedvang aan het Afvalbedrijf een gegevensbevestiging. 

De gegevensbevestiging zoals hiervoor bedoeld wordt alleen aan het afvalbedrijf verstrekt indien:

1. Nedvang na een dataverificatie direct van mening is dat er geen bevindingen zijn die op dat moment opvolging behoeven;
2. naar mening van Nedvang na een dataverificatie sprake was van bevindingen en Nedvang naar aanleiding van een daar op volgende nadere controle of dataverificatie heeft vastgesteld dat die bevindingen door het afvalbedrijf adequaat zijn opgevolgd.

In het uitzonderlijke geval dat Nedvang niet binnen de gestelde periode van 4 weken tot een oordeel kan komen, ontvangt het afvalbedrijf een bedankbrief. Nedvang kan in een dergelijke situatie op basis van de uitgevoerde dataverificatie alsnog een bevindingenbrief of gegevensbevestiging sturen.

Belangrijke documenten

• Bijlage A3 - Protocol dataverificatie afvalbedrijven

 

4.2  Dataverificatie naar aanleiding van een opgave

Als tussen Nedvang en het afvalbedrijf een verschil van inzicht bestaat over de beoordeling van een opgave en/of de opvolging die moet worden gegeven aan bepaalde bevindingen na een controle, kan - bij wijze van second opinion - op verzoek van Nedvang of het afvalbedrijf een nieuwe dataverificatie plaatsvinden. De nieuwe dataverificatie is gericht op het verschil van inzicht.