MENU

Het Uitvoeringsprotocol Afvalbedrijven (UP-Afvalbedrijven) beschrijft uitvoeringsafspraken voor de verzameling van gegevens over inzameling en verwerking van verpakkingsafval door afvalbedrijven, zowel afkomstig van huishoudens als van bedrijven en instellingen in Nederland. Afvalbedrijven vervullen een belangrijke rol in de keten van inzameling tot recycling. Zowel gemeenten als bedrijven schakelen hen in.

Hoofdstuk 1 beschrijft de samenwerking van Nedvang met afvalbedrijven voor de monitoring van verpakkingsafval op basis van een rapportageovereenkomst. Na inregeling van de samenwerking ontvangt het afvalbedrijf een erkenning (hoofdstuk 2). Een erkend afvalbedrijf ontvangt voor de opgaaf van monitoringgegevens een rapportagevergoeding (hoofdstuk 3). Om de kwantitatieve en kwalitatieve betrouwbaarheid van de opgaven te borgen worden controles uitgevoerd door Nedvang (hoofdstuk 4).

Het UP-Afvalbedrijven (inclusief bijlagen) maakt onderdeel uit van het UMP en hoort onlosmakelijk bij het onderdeel 'Over UMP Verpakkingen' en 'Monitoringprotocol'.

1. Rol afvalbedrijven in monitoring

Vergelijk met een versie uit het verleden
Delen op

PI’s van verpakte producten moeten jaarlijks aan de Minister een verslag sturen over de inzameling, recycling en energieterugwinning van verpakkingsafval. Dit is vastgelegd in het Besluit. PI’s zullen veelal niet zelf de inzameling en verwerking van het verpakkingsafval van door hen op in de handel gebrachte of geïmporteerde verpakkingen verzorgen. De PI’s beschikken dus zelf niet over de voor de verslaglegging benodigde gegevens. Het verkrijgen van betrouwbare gegevens over de inzameling en verwerking van verpakkingsafval vraagt derhalve om betrokkenheid van de uitvoerende partijen, zoals afvalbedrijven. Om die reden is voor afvalbedrijven in artikel 10 van het Besluit een meldingsplicht opgenomen. Een verdere toelichting is opgenomen in de memori van toelichting op het Besluit.

Nedvang en het afvalbedrijf werken samen bij de monitoring van het verpakkingsafval. De basis voor de samenwerking is gelegen in een rapportageovereenkomst tussen Nedvang en het afvalbedrijf. Het afvalbedrijf doet opgave in WasteTool, het centrale elektronische monitoringsysteem van Nedvang. Nedvang plaatst het afvalbedrijf op haar lijst van erkende afvalbedrijven. Voor elke opgave ontvangt het afvalbedrijf een rapportagevergoeding. De gegevens uit de opgaven aggregeert Nedvang in de verslaglegging aan het Afvalfonds. Het Afvalfonds gebruikt deze gegevens in de monitoringsrapportage, als onderdeel van de jaarlijkse verslaglegging door het Afvalfonds (Figuur 11).

Figuur 11 - Relatie opgaven afvalbedrijven met monitoringsrapportage

 

2. Inregelen samenwerking

Vergelijk met een versie uit het verleden
Delen op

Om de samenwerking tussen het afvalbedrijf en Nedvang in te regelen worden de stappen in Figuur 12 doorlopen.  

Figuur 12 - Stappenplan inregelen samenwerking afvalbedrijf en Nedvang

 

Registratie bij Nedvang
Een afvalbedrijf registreert zich bij Nedvang door het invullen van een registratieformulier (bijlage A1.1). Dit formulier staat op www.nedvang.nl.

Rapportageovereenkomst
Na de registratie ontvangt het afvalbedrijf een rapportageovereenkomst van Nedvang. Het model van de rapportageovereenkomst is opgenomen in bijlage A1.2.

Procesbeschrijving en opgave
Het afvalbedrijf verstrekt na de ondertekening van de rapportageovereenkomst een procesbeschrijving aan Nedvang. In de procesbeschrijving is vastgelegd hoe het afvalbedrijf de gegevens met betrekking tot verpakkingsafval die nodig zijn voor het doen van opgave bij Nedvang in haar afvaladministratie registreert. De basis vormt de administratie die het afvalbedrijf vanuit wet- en regelgeving dient te voeren. Het afvalbedrijf stelt de procesbeschrijving op aan de hand van de handleiding die Nedvang in samenwerking met afvalbedrijven heeft opgesteld (zie bijlage A2).

In de Procesbeschrijving is ten minste weergegeven:

  1. Algemene beschrijving organisatie en processen
  2. Uitgangspunten voor de registratie per materiaal
  3. Procesbeheersing
  4. Invoerinstructie

Nedvang stelt een adviseur beschikbaar die kan helpen bij het opstellen van de procesbeschrijving.

Na ontvangst van de procesbeschrijving, en na voorlopige goedkeuring hiervan, maakt Nedvang een account voor het afvalbedrijf aan in WasteTool. Vanaf dat moment kan het afvalbedrijf opgave doen.

Dataverificatie en erkenning
Na de eerste opgave van het gewicht van de materiaalsoorten die het afvalbedrijf registreert, zal Nedvang een dataverificatie uitvoeren om vast te stellen of de opgave op de juiste wijze tot stand is gekomen en om de procesbeschrijving te beoordelen. De werkwijze bij dataverificaties staat beschreven in paragraaf 4.1. Indien de dataverificatie niet leidt tot twijfel over de juistheid en/of de volledigheid van de opgave en of de procesbeschrijving, ontvangt het afvalbedrijf een gegevensbevestiging en zal Nedvang het afvalbedrijf opnemen op haar lijst met erkende afvalbedrijven. De erkenning zal gelden voor de materiaalsoorten waarop de procesbeschrijving betrekking heeft. Nedvang maakt de uitkomst van de dataverificatie schriftelijk aan het afvalbedrijf bekend.

Opgave
Het afvalbedrijf zal vervolgens periodiek opgave doen en Nedvang zal naar aanleiding van die opgaven betaaladviezen verzorgen zodat het Afvalfonds Verpakkingen de rapportagevergoeding kan uitbetalen aan het Afvalbedrijf.

Wijziging bedrijfsvoering afvalbedrijf
Indien het afvalbedrijf haar bedrijfsvoering zodanig wijzigt dat de in de opgave op te nemen gegevens op een andere wijze tot stand zullen komen en/of het afvalbedrijf anderszins wenst af te wijken van de procesbeschrijving en/of voor andere materiaalsoorten opgave wil doen, meldt het afvalbedrijf dat aan Nedvang. Nedvang en het afvalbedrijf zullen dan in overleg bepalen of en – zo ja – op welke wijze aanpassing van de procesbeschrijving nodig is. Een reeds door Nedvang en het afvalbedrijf vastgestelde procesbeschrijving blijft gelden totdat door hen een nieuwe procesbeschrijving is vastgelegd.  

Belangrijke documenten

3. Opgave en vergoeding

Vergelijk met een versie uit het verleden
Delen op

Een afvalbedrijf doet opgave in WasteTool door maand- en jaaropgaven. Nedvang beoordeelt deze opgaven. Bij een goedkeuring gebruikt Nedvang de gegevens uit de opgaven voor de monitoring. Voorts baseert Nedvang haar betalingsadviezen aan het Afvalfonds Verpakkingen ten behoeve van de rapportagevergoeding op de goedgekeurde opgave.

3.1 Voorwaarden aan de opgave

Het afvalbedrijf is te allen tijde verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens in de opgave. Dat betekent onder meer dat de opgave van een afvalbedrijf minimaal moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

3.2  Maandopgave

Een afvalbedrijf doet uiterlijk zes weken na afloop van elk kwartaal met behulp van WasteTool opgave van:

  1. het inzamelgewicht van het materiaal dat voldoet aan de kwaliteitseisen op het meetpunt inzameling en
  2. het recycling- en/of energieterugwinningsgewicht van het materiaal dat voldoet aan de kwaliteitseisen op het meetpunt recycling en/of energieterugwinning.   

Een voorbeeld van de maandopgave is te vinden in de Handleiding WasteTool voor afvalbedrijven (bijlage A3). Een afvalbedrijf moet in ieder geval in haar maandopgave opgeven:

Algemene gegevens

  • Naam rapporterend afvalbedrijf
  • Locatie(s) betreffende de opgave (in elk geval: geaggregeerd voor rapporterend afvalbedrijf; optioneel: per locatie van het rapporterend afvalbedrijf);
  • Maand waarop de opgave betrekking heeft;
  • materiaalsoort van de opgave (glas, OPK, kunststoffen, metalen, hout).

Inkomende stroom

  • Inzameling – Vanuit gemeenten
  • Inzameling – Vanuit bedrijfsmatige ontdoeners
    • Het in de desbetreffende maand op het meetpunt inzameling gewogen gewicht per materiaalsoort direct afkomstig van bedrijfsmatige ontdoeners, geaggregeerd tot één gewicht;
  • Bewerking – Overige inkomend – Vanuit andere afvalbedrijven/locaties
    • Het in de desbetreffende maand bij ontvangst gewogen overig inkomend gewicht per materiaalsoort, afkomstig van andere afvalbedrijven.

Uitgaande stroom

Verwerking

3.3  Jaaropgave

Als een afvalbedrijf voor alle maanden in het kalenderjaar opgaven heeft gedaan, en deze door Nedvang zijn goedgekeurd (zie paragraaf 3.4), ontvangt zij voor 1 maart van Nedvang ter bevestiging in concept een jaaropgave, bestaand uit een saldo van de maandopgaven. Het afvalbedrijf beoordeelt die jaaropgave en voert – waar nodig - eventuele correcties door op de hoeveelheden van het in de jaaropgave opgenomen ingezameld en verwerkt verpakkingsafval. Vervolgens bevestigt het afvalbedrijf de jaaropgave. Een voorbeeld jaaropgave is te vinden in de Handleiding WasteTool voor afvalbedrijven (bijlage A3).

De bevestiging wordt door het afvalbedrijf gegeven doordat door of namens het afvalbedrijf de jaaropgave wordt ondertekend. Nedvang kan vragen om een verklaring waaruit de bevoegdheid van de vertegenwoordigende functionaris blijkt. Een afvalbedrijf heeft tot en met  31 maart – derhalve gedurende een periode van een maand - om een jaaropgave te wijzigen en definitief in te sturen.

3.4  Beoordeling opgave

Nedvang beoordeelt binnen drie weken na ontvangst een opgave op juistheid, volledigheid en tijdigheid. Nedvang kan gegevens uit een opgave goedkeuren of niet-goedkeuren. In het geval dat Nedvang een (deel van een) opgave niet goedkeurt, krijgt het afvalbedrijf daarvan bericht en de gelegenheid de opgave verder te onderbouwen of aan te passen.

Nedvang keurt gegevens uit een opgave niet goed als deze niet voldoen aan het bepaalde in paragraaf 3.1 tot en met 3.3 van het UP-Afvalbedrijven. Bij twijfel neemt Nedvang contact op met het afvalbedrijf. Bij niet-goedkeuring van bepaalde gegevens uit de opgave doet Nedvang opgaaf van reden. Het afvalbedrijf heeft na ontvangst van deze opgaaf van reden vier weken de tijd om de opgave aan te passen en opnieuw in te sturen.

Als het afvalbedrijf na niet-goedkeuring van mening is dat de opgave voldoet aan de gestelde eisen, dan treedt het afvalbedrijf in overleg met Nedvang. Als er geen overeenstemming is over de juistheid en volledigheid van de opgave dan kunnen partijen een dataverificatie laten uitvoeren. 

Als er aanleiding is te vermoeden dat (een) eerder goedgekeurde opgave(n) onjuist is, dan kan deze door Nedvang opnieuw worden beoordeeld en kan Nedvang alsnog tot niet-goedkeuring overgaan.

3.5  Vergoeding

Als een opgave is goedgekeurd door Nedvang, dan past Nedvang de regels omtrent de rapportagevergoeding toe. De vergoeding bestaat uit een basisvergoeding en een vergoeding per opgave, per materiaal. De vergoeding per opgave is hoger als deze wordt onderverdeeld per gemeente. Nedvang publiceert jaarlijks de vastgestelde vergoedingen op www.nedvang.nl. De vergoedingsregeling is opgenomen in bijlage A4.

Betalingsadvies
Bij een goedgekeurde opgave stuurt Nedvang een betalingsadvies aan het Afvalfonds. Dit advies is voor het afvalbedrijf inzichtelijk in WasteTool.

Betaling
Betaling aan een afvalbedrijf wordt gedaan door het Afvalfonds. Op 1 juli ontvangt een afvalbedrijf een specificatie van de uitgekeerde vergoedingen over de opgaven van het voorgaande kalenderjaar.

Betalingstermijn
Het Afvalfonds betaalt een vergoeding uit aan een afvalbedrijf binnen vier weken na ontvangst van de door Nedvang goedgekeurde opgave van het afvalbedrijf en het daar op gebaseerde betalingsadvies.

Betaling op bankrekening
Betalingen vinden - tenzij betaling plaatsvindt door verrekening - plaats op het bankrekeningnummer van het afvalbedrijf zoals opgegeven aan Nedvang.

Rente
Er is geen rente verschuldigd over door het Afvalfonds aan afvalbedrijven of vice versa verschuldigde vergoedingen of bedragen ongeacht het moment van betaling.

Belangrijke documenten

4. Controle

Vergelijk met een versie uit het verleden
Delen op

Nedvang toetst de opgave aan de hand van de afvaladministratie van het afvalbedrijf. De opgave moet herleidbaar zijn uit de afvaladministratie van het afvalbedrijf.

4.1  Dataverificatie

De voornaamste controle door Nedvang op de opgave van afvalbedrijven vindt plaats door middel van dataverificaties. Op basis van die dataverificaties wordt nader beoordeeld of de opgave van een afvalbedrijf juist en volledig is. Deze verificaties bestaan uit een procesmatige en cijfermatige controle. Met de procesmatige controle wordt getoetst of een afvalbedrijf opgave doet conform de eigen bedrijfsspecifieke procesbeschrijving en conform de handleiding afvalbedrijven (bijlage A2). Met de cijfermatige controle worden gegevens uit opgaven getoetst op juistheid en volledigheid.

Met de eerste dataverificatie beoordeelt Nedvang of een afvalbedrijf erkend kan worden. Vervolgens vinden dataverificaties periodiek, minimaal eens per 2 jaar plaats. De dataverificatie wordt uitgevoerd volgens het protocol dataverificatie afvalbedrijven (bijlage A5). In Figuur 13 is het processchema van een dataverificatie weergegeven.

Figuur 13 - Processchema dataverificatie

 

Voor dataverificatie
Nedvang selecteert een afvalbedrijf voor een dataverificatie en geeft daarbij aan voor welke materialen een dataverificatie plaats zal vinden. Nedvang kondigt minimaal 4 weken van te voren een datum aan.

Tijdens dataverificatie
Een medewerker audit en controle van Nedvang of een auditor van een ingeschakeld bureau voert de dataverificatie op locatie bij het afvalbedrijf uit. Hierbij wordt een vast werkprogramma gehanteerd. Globaal ziet de agenda op de dag van de dataverificatie er als volgt uit:

  • Kick-off;
  • Beoordeling van de processen;
  • Site visit;
  • Detailcontroles;
  • Afronding.

Na dataverificatie
Op basis van de bevindingen van de dataverificatie beoordeelt Nedvang het registratieproces van verpakkingsmateriaal van het afvalbedrijf. Een afvalbedrijf ontvangt binnen vier weken een brief met verslag van de dataverificatie.

Bij geconstateerde bevindingen geeft Nedvang in deze brief aan of deze nader onderzocht dienen te worden en wat de afwijkingen ten opzichte van de opgave(n) zijn. Bij een afwijking ten opzichte van één of meer opgaven zullen afspraken gemaakt worden over de wijze van corrigeren. Als Nedvang dat verzoekt, zal het afvalbedrijf in de procesbeschrijving aangeven hoe geconstateerde bevindingen in de toekomst voorkomen zullen worden.

Een afvalbedrijf lost de bevinding(en) zo spoedig mogelijk op en in elk geval binnen de opgegeven termijn in de brief. Een adviseur van Nedvang ondersteunt het afvalbedrijf hierbij. Op basis van de opvolging van de bevindingen wordt de opgave(n) opnieuw beoordeeld en kan er een vervolg dataverificatie plaatsvinden.

Gegevensbevestiging
Nedvang verstrekt aan het Afvalbedrijf een gegevensbevestiging. Die bevestiging houdt in dat Nedvang naar aanleiding van de desbetreffende dataverificatie of controle niet is gebleken van bezwaren om (een deel van) de door het afvalbedrijf verstrekte gegevens aan het Afvalfonds ter beschikking te stellen ten behoeve van de monitoringsrapportage.

De gegevensbevestiging zoals hiervoor bedoeld wordt alleen aan het afvalbedrijf verstrekt indien:

  1. Nedvang na een dataverificatie direct van mening is dat er geen bevindingen zijn die op dat moment opvolging behoeven;
  2. naar mening van Nedvang na een dataverificatie sprake was van bevindingen en Nedvang naar aanleiding van een daar op volgende nadere controle of verificatie heeft vastgesteld dat die bevindingen door het afvalbedrijf adequaat zijn opgevolgd.

4.2  Dataverificatie naar aanleiding van een opgave

Als tussen Nedvang en het afvalbedrijf een verschil van inzicht bestaat over de beoordeling van een opgave en/of de opvolging die moet worden gegeven aan bepaalde bevindingen na een controle of dataverificatie, kan - bij wijze van second opinion - op verzoek van Nedvang of het afvalbedrijf een nieuwe dataverificatie plaatsvinden. De nieuwe dataverificatie is gericht op het verschil van inzicht.

Belangrijke documenten